DOKUMEN PERUSAHAAN PENGERTIAN DAN SEGALA PENGATURAN DOKUMEN PERUSAHAAN

Pengaturan hukum dokumen perusahaan yang ada di Indonesia dewasa ini masih ada pada dua tempat, yaitu di Pasal 7 sampai 12 KUHD dan UU No. 8 Tahun 1997 mengenai Dokumen Perusahaan. Di pada KUHD memakai kata pembukuan, sedangkan UU No. 8 tahun 1997 menggunakan istilah dokumen perusahaan. KUHD tidak mengungkapkan makna dari pembukuan tersebut. Namun, pada Pasal 6 KUHD secara kentara mewajibkan setiap orang yg menjalankan perusahaan diwajibkan mengadakan catatan atau pembukuan mengenai kekayaan dan seluruh hal mengenai perusahaannya, sehingga dari catatan itu setiap saat bisa diketahui hak-hak serta kewajibannya.

Orang atau perusahaan tersebut wajib menyimpannya selama jangka waktu yang dipengaruhi, yakni 30 tahun buat catatan tadi, dan 10 tahun buat surat-surat, telegram-telegram yang diterimanya serta turunan menurut surat-surat atau telegram yang dikeluarkan. Tetapi apabila dalam UUDP pada dalamnya memberikan pengertian mengenai dokumen perusahaan dan jenisnya yang wajib dicatat dan disimpan.

Menurut Pasal 1 butir dua UUDP mendefinisikan dokumen perusahaan sebagai sebuah data, catatan atau keterangan yg dibentuk dan diterima oleh perusahaan pada rangka pelaksanaan kegiatan pada perusahaannya, baik tertulis pada atas kerta atau sarana lain yang dapat dilihat, dibaca serta didengar. Menurut pasal 2 UUDP dokumen perusahaan terdiri berdasarkan Dokumen Keuangan dan Dokumen Lainnya. Dokumen keuangan terdiri dari catatan, bukti pembukuan serta data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban dan aktivitas bisnis suatu perusahaan.

Catatan yang dimaksud pada atas adalah terdiri berdasarkan neraca tahunan, perhitungan rugi laba perusahaan tahunan, catatan transaksi harian, atau setiap tulisan yang berkaiutan menggunakan kegiatan usaha perusahaan. Sedangkan bukti pembukuan yang dimaksud merupakan terdiri menurut warkat-warkat (dokumen tertulis yang bentuk serta penggunaannya ditetapkan dari aturaan tertentu serta adalah bukti transaksi, contoh : cek, giro) yg digunakan sebagai dasar yg mempengaruhi perubahaan kekayaan, utang dan modal. Untuk data pendukung administrasi keuangan terdiri dari ;

1. Data pendukung yang adalah bagian berdasarkan bukti pembukuan;
2. Data pendukung yg nir merupakan bagian menurut bukti pembukuan.

Terdapat pengertian lain kaitannya menggunakan dokumen perusaahaan, yaitu dari pasal 4 UUDP bahwa dokumen perusahaan merupakan data atau setiap tulisan yg berisi liputan yg mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait secara pribadi dengan dokumen keuangan.

Mengapa setiap perusahaan pada wajibkan buat membuat Catatan / Dokumen Perusahaan?

Pasal 8 ayat 1 jo Pasal lima UUDP mewajibkan bagi setiap perusahaan membuat catatan yg terdiri daari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi warta mengenai hak serta kewajuban serta hal-hal lain yg berkaitan menggunakan aktivitas usaha suatu perusahaan.

Catatan yg berkaitan menggunakan neraca tahunan, perhitungan keuntungan rugi tahunan atau goresan pena lain yang mendeskripsikan neraca laba rugi, menurut pasal 9 UUDP harus ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk pada lingkungan perusahaan yg bersangkutan. Kemudian dalam hal peraturan perusahaan perundang-undangan yg berkaitan dengan aktivitas perusahaan di bidang tertentu nir menentukan lain, maka catatan tadi harus dibentuk paling lambat enam bulan terhitung semenjak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.

Berapa jangka saat penyimpanan yang ideal buat menyimpan dokumen perusahaan?

pasal 11 UUDP mewajibkan bagi setiap perusahaan buat menyimpan catatan atau dokumen (seperti yg dimaksud pada pasal 5, bukti pembukuan yang dimaksud pasal 6, data administrasi pendukung seperti yg dimaksud pasal 7 ayat 2) selama 10 tahun terhitung semenjak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.
Ketentuan yang ada di dalam pasal 11 pada atas menggantikan ketentuan jangka ketika penyimpanan dokumen perusahaan yang diatur Pasal 6 KUHD. Pasal 6 KUHD mewajibkan perusahaan buat menyimpan setiap catatan memgenai keadaan perusahaan buat menyimpan setiap catatan mengenai keadaann kekayaannya dan seluruh hal menyangkut keadaan perusahaan selama jangka saat 30 tahun. Sedangkan yg menyangkut surat-surat, telegram-telegram yg diterimanya serta turunan-turunan surat-surat dan telegram-telegram yg dikeluarkan wajib disimpan selama 10 tahun. Perlu dicatat pada sini bahwa saat penyimpananan selama 30 tahun tadi dalam umumnya dikatakan berkaitan menggunakan kasus kadaluarsa tuntutan yg diatur pada pada Pasal 1967 KUHPer.
Setelah melewati masa kadaluarsa (lampau) dalam 30 tahun, pada pada KUHPer disebutkan bahwa semua tuntutan akan gugur. Apabila hal ini dhubungkan menggunakan kwajiban perusahaan menyimpan dokumen perusahaan yang kemungkinan setiap saat sanggup digugat sang pihak-pihak yg bersangkutan, maka baru selesainya 30 tahun itu perusahaan benar-sahih terlepas menurut resiko somasi. Buat itu inilah gunanya suatu dokumen perusaahn disimpan selama 30 tahun, keadaan sebagai kondusif, lantaran kemungkinan terjadi kekalahan saat terdapat gugatan atau ada tuntutan aturan sangatlah mini .

Bagaimana ketentuan pembuktiannya apabila ditinjau dari Pasal 7 dan 8 KUHD?

Walaupun terdapat istilah kewajiban buat membuat catatan serta menyimpan doikumen perusahaan, baik pada KUHD atau UUDP nir mengatur adanya hukuman yang jelas, sehingga kewajiban itu menjadi kewajiban yg tidak mempunyai sanksi. Makna kewajiban atau diwajibkan itu apabila tidak memiliki sanksi akan memiliki makna "boleh diadakan boleh nir", "boleh dilakukan boleh tidak". Karena apabila nir dilakukan tidak akan menaruh sanksi apapun. Tetapi jika itu dilakukan akan memberikan manfaat bagi yg melaksanakan, karena hakim dapat melihat catatan atau dokumen itu sebagai alat bukti yg menguntungkan bagi si penghasil catatan.
Penggunaan kata harus dalam UUDP ini sebenarnya lebih dimaksudkan buat menaruh fokus adanya kewajiban perusahaan buat membuat dokumen, agar setiap saat bisa diketahui keadaan kekayaan, utang, modal, hak dan kewajiban serta buat melindungi pememrintah maupun pihak ketiga. Sedangkan maksud dari penggunaan kata "nir memaksa" buat pengusaha dalam mengadakan catatan tadi, tetapi sebenarnya memberikan kesempatan yang menguntungkan bagi pengusaha atau perusahaan yang membuatnya (catatan atau dokumen perusahaan). Karena itulah Pasal 22 KUHD menentukan, bahwa orang tidak bisa memaksa seorang untuk membuka pembukuannya, kecuali :

1. jika tentang tuntutan waris; atau
2. tuntutan seorang sekutu dalam komplotan; atau
3. dalam hal terjadinya pailit.

Apa yang dimaksud menggunakan Pengalihan serta Legalisasi

Pengalihan bentuk dokumen perusahaan sudah datur pada Pasal 12 sampai 16 UUDP. Dalam Pasal 11 UUDP menentukan bahwa dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam micro film atau media lainnya. Micro film adalah film yg memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar pada berukuran yg sangat mini . Sedangkan yang dimaksud dengan media lainnya adalah penyimpanan informasi yang bukan kertas serta memiliki taraf keamanan tinggi serta mengklaim keaslian dokumen yg dialihkan contohnya CD, Harddisk, Flashdisk, dan media penyimpanan lainnya. Dalam mengalihkan dokumen perusahaan, pimpinan wajib mempertimbangkan kegunaan isi naskah asli dokumen yg perlu tetap disimpan karena mengandung nilai eksklusif demi kepentingan perusahaan dan nasional.

Jika dokumen perusahaan yang diubah pada bentuk mikrofilm atau media lainnya merupakan naskah orisinil yang mempunyai kekuatan verifikasi otentik serta masih mengantung kepentingan hukum eksklusif, maka pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut. Jika dalam melaksanakan kewajiban tersebut, pemimpin perusahaan lalai maka beliau akan bertanggungjawab sesuai menggunakan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Istilah verifikasi otentik ini dala  pasal 12 ayat 4 UUDP lebih banyak dikenal dengan istilah akta otentik yaitu suatu akta yg dibuat dihadapan pejabat yg berwenang yg memiliki kekuatan bukti kuat serta paripurna sampai dapat dibuktikan sebaliknya. Akta otentik ini beda dengan akta di bawah tangan, dimana jika nantinya menggunakan akta di bawah tangan sebagai indera bukti apabila terjadi perselisihan, maka si pengguna indera bukti itu harus menerangkan terlebih dahulu kebenarannya. Berbeda dengan akta otentik, bila terdapat perselisihan hingga adanya gugatan, maka si penggugatlah yang harus menerangkan kebenaran berdasarkan gugatannya. Inilah pentingnya setiap perusahaan memiliki apa yang namanya akta otentik.
Ada hal krusial lain, bila perusahaan melakukan pengalihan dokumen asli perusahaan ke dalam bentuk mikrofilm atau media lainnya, yaitu harus pada Legalisasi. Legalisasi ini bertujuan untuk menunjukkan serta menyatakn bahwa isi daripada dokumen perusahaan yg terdapat pada dalam mikrofilm atau media lainnya itu sesuai dengan aslinya. Legalisasi dokumen yang dilakukan oleh pemimpin perusahaan harus disertai pejabat yg ditunjuk pada lingkungan perusahaan serta dibuatkan berita acara. Berita program tadi sekurang-kurangnya memuat :

1. keterangan tempat, hari, lepas, bulan dan tahun dilakukannya legalisasi;
2. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan sudah dilakukan sesuai dengan aslinya;
3. tanda tangan serta nama kentara pejabat yang bersangkutan.

Pemusnahan Dokumen Perusahaan

Menurut Pasal 19 UUDP, pemusnahan catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan dilaksanakan berdasarkan putusan menurut pimpinan perusahaan. Sedangkan pemusnahan data pendukung administrasi keuangan dilaksanakan berdasakan retensi. Sedangkan pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke pada bentuk mikrofilm atau media lainnya dapat segera dilaksanakan kecuali ketentuan lain sang pimpinan perusahaan menurut pasal 12 ayat tiga serta 4 UUDP.

Pemusnahan dokumen perusahaan pada atas dilaksanakan menggunakan pembuatan informasi program menggunakan mengingat persyaratan yg dipengaruhi pasal 21 UUDP. Berita program tersebut memuat :

1. keterangan loka, hari, lepas, bulan dan tahun dilakukannya pemusnahan;
2. keterangan mengenai pelaksanaan pemusnahan; dan
3. tandatangan, serta nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan.

Berita acara pemusnahan tadi dilampiran dalam daftar pertelaan dokumen yang dimusnahkan.

deffendy+

Share this post