Administrasi dan Pelaporan Gugusdepan
Monday, May 20, 2019
Edit
Pelaksanaan administrasi serta pelaporan gugusdepan ini adalah upaya buat memberikan pedoman dan arah pembina pada mengelola gugusdepan. Selain itu penyelenggaraan administrasi serta pelaporan gugusdepan sebagai proses dan latihan dasar-dasar ketatausahaan kepada peserta didikanggota Gerakan Pramuka.
Gugus Depan sebagai pusat mobilitas dan wadah training pramuka, perlu didukung sang administrasi secara tertib tetapi sederhana. Agar penyelenggaraan administrasi tersebut berjalan teratur, tertib serta berkesinambungan diharapkan pelbagai kitab catatan. Buku catatan atau kelengkapan administrasi gugusdepan tadi antara lain merupakan permintaan registrasi anggota, dan daftar induk. Juga catatan administrasi keuangan, buku inventarisasi, serta catatan langsung anggota, serta buku tamu. Di samping itu pun perlu disusun logbook dan laporan semester. Tidak ketinggalan penyusunan acara kerja 4 bulanan dan program kerja tahunan.
Secara lebih lebih jelasnya, masing-masing dari kelengkapan administrasi gugusdepan menjadi tersebut di atas merupakan :
Setiap gugusdepan berkewajiban memberi laporan data keanggotaan pada Kwartir Ranting dengan tembusan kepada Kwartir Cabang secara bersiklus. Laporan tadi disampaikan oleh gudep setiap bulan Oktober. Pada bulan Januari di setiap tahunnya, gugusdepan harus melakukan registrasi ulang dengan menyerahkan laporan tahunan kepada Kwartir Cabang melalui Kwartir Ranting. Gugusdepan yang telah pendaftaran (mendaftarkan) pulang diberikan Tanda Pendaftaran Ulang oleh Kwartir Cabang.
Sumber:
Gugus Depan sebagai pusat mobilitas dan wadah training pramuka, perlu didukung sang administrasi secara tertib tetapi sederhana. Agar penyelenggaraan administrasi tersebut berjalan teratur, tertib serta berkesinambungan diharapkan pelbagai kitab catatan. Buku catatan atau kelengkapan administrasi gugusdepan tadi antara lain merupakan permintaan registrasi anggota, dan daftar induk. Juga catatan administrasi keuangan, buku inventarisasi, serta catatan langsung anggota, serta buku tamu. Di samping itu pun perlu disusun logbook dan laporan semester. Tidak ketinggalan penyusunan acara kerja 4 bulanan dan program kerja tahunan.
Kelengkapan Administrasi Gugusdepan
Secara lebih lebih jelasnya, masing-masing dari kelengkapan administrasi gugusdepan menjadi tersebut di atas merupakan :
- Permintaan Pendaftaran Anggota
Permintaan Pendaftaran Anggota adalah surat yang berisikan pengajuan berdasarkan orang tua buat mendaftarkan anaknya supaya diterima sebagai anggota suatu gugusdepan. Permintaan registrasi anggota ini dilampiri menggunakan Formulir Pendaftaran Anggota. Formulir ini memuat nama dan data pribadi lainnya menurut setiap calon anggota yg mendaftar - Daftar Induk Anggota Gugusdepan
Daftar Induk Anggota Gugusdepan merupakan data pokok keanggotaan. Di dalamnya termuat Nomor Tanda Anggota (NTA), nama beserta data langsung anggota sinkron formulir pendaftaran . - Administrasi Keuangan Gugus Depan
Administrasi Keuangan Gugusdepan adalah catatan tentang penerimaan dan pengeluaran keuangan pada gugusdepan selama satu bulan. Yang dicatat meliputi waktu pengeluaran uang, keperluan penggunaan uang, dan indikasi bukti pengeluaran atau penggunaan uang tersebut. - Daftar Inventaris Gugusdepan
Daftar inventaris gugusdepan adalah catatan tentang barang milik gugusdepan. Di dalamnya dicatat spesifikasi, jumlah, berasal-usul dan warta kondisi barang. - Buku Tamu Gugus Depan
Buku tamu gugusdepan adalah catatan yg berisikan nama, asal-usul dan tujuan tamu atau pengunjung yang datang ke gugusdepan. - Laporan Semester Data serta Kegiatan
Laporan semester merupakan laporan terkait keadaan gugusdepan dalam semester eksklusif. Catatan itu berisikan keanggotaan, aktivitas dan keuangan gugusdepan. - Catatan Peristiwa Penting (Logbook)
Logbook adalah catatan yang berisikan peristiwa-peristiwa krusial terkait dengan gugusdepan. Catatan bisa berbentuk goresan pena, gambar, kliping warta, serta segala peristiwa yang berkaitan menggunakan aktivitas sejak didirikannya gugusdepan tadi. - Program Kerja Tahunan Gugus Depan
Program kerja tahunan gugusdepan adalah planning kegiatan selama satu tahun. Program kerja tahunan gugusdepan memuat planning latihan siswa, kegiatan beserta, pendidikan serta pembinaan bagi anggota dewasa, wahana serta prasarana dan bidang keuangan gugusdepan. - Program Kerja 4 Bulanan
Program kerja 4 bulanan berisikan planning kegiatan buat masing-masing golongan pramuka selama 4 bulan. Sehingga pada gugusdepan lengkap akan memiliki Program Kerja 4 Bulanan buat Perindukan Siaga, Program Kerja 4 Bulanan buat Pasukan Penggalang, Program Kerja 4 Bulanan buat Ambalan Penegak, serta Program Kerja 4 Bulanan buat Racana Penegak. Program kerja 4 bulana ini memuat program latihan pencapaian Syarat Kecakapan Umum (SKU), latihan serta pencapaian Syarat Kecakapan Khusus (SKK), dan penyiapan Pramuka Siaga Garuda. Juga program pelaksanaan kenaikan ke golongan ke penggalang/penegak/pandega, Perkemahan Siang Hari (Persari), Permainan Besar Siaga, Gladian Pemimpin Regu, perkemahan, lomba tingkat, dan lain-lain. - Catatan Pribadi Anggota
Catatan pribadi anggota adalah catatan yang memuat data pribadi serta sifat-sifat eksklusif pramuka yang bersangkutan yg dapat dikembangkan atau dipertahakankan. Juga kegiatan dan pencapaian SKU dan kenaikan golongannya.
Pelaporan Gugusdepan
Setiap gugusdepan berkewajiban memberi laporan data keanggotaan pada Kwartir Ranting dengan tembusan kepada Kwartir Cabang secara bersiklus. Laporan tadi disampaikan oleh gudep setiap bulan Oktober. Pada bulan Januari di setiap tahunnya, gugusdepan harus melakukan registrasi ulang dengan menyerahkan laporan tahunan kepada Kwartir Cabang melalui Kwartir Ranting. Gugusdepan yang telah pendaftaran (mendaftarkan) pulang diberikan Tanda Pendaftaran Ulang oleh Kwartir Cabang.
Sumber: